Glossaire de la carte achat : les mots à connaître

Les acteurs

Organisme acheteur: L'entreprise, la collectivité ou l'établissement public qui équipe ses agents de cartes achat. Il choisit sa banque émettrice et désigne ses porteurs. [1]
Porteur: L'agent à qui son organisme a remis une carte achat. Il commande avec sa carte, dans la limite des habilitations et du plafond que l'organisme a fixés. [2]
Accepteur: Le fournisseur qui accepte la carte achat. C'est le terme employé par le décret du 27 mars 2023. [2]
Émetteur (banque émettrice): La banque qui délivre la carte achat à l'organisme et à ses porteurs. Elle paie les achats faits avec la carte, puis présente à l'organisme un relevé d'opérations. [2]
Acquéreur: L'établissement qui traite les transactions carte du fournisseur. Avec SB2, l'accès aux acquéreurs est compris dans notre contrat : vous n'avez pas à en choisir un. Voir : PCard Payment
Contrat monétique VAD: Le contrat de vente à distance que le fournisseur signe avec sa banque pour accepter les paiements par carte. En carte achat, cette banque doit être compatible avec le réseau de la carte de l'acheteur. Voir : Quelle banque pour quelle carte
Réseau de carte: Visa, Mastercard ou American Express. En carte achat, les réseaux ne sont pas interopérables : Visa passe par BNP Paribas, Banque Populaire ou Caisse d'Épargne, Mastercard par le CIC ou le Crédit Mutuel, American Express par American Express uniquement.

Le paiement

Autorisation: La demande faite avant de livrer : le montant est réservé sur l'encours de la carte, sans être débité. Pour un organisme public, elle contrôle systématiquement les habilitations et le plafond de la carte. [2]
Plafond: Le montant maximal que le porteur peut engager avec sa carte, fixé par son organisme : par transaction, par mois, ou au total pour un service ou pour l'organisme. [1]
Télécollecte: L'envoi de la transaction pour encaisser le paiement, avec les données de la facture. Elle part après la livraison et l'émission de la facture, et déclenche le règlement. On parle aussi de remise ou de règlement. [1]
Paiement: Avec PCard API, l'autorisation et la remise enchaînées en une seule demande. Voir : PCard API
Remboursement (avoir): Un règlement en crédit, avec son numéro et sa date d'avoir, qui rend un montant à l'acheteur.
Restant à télécollecter: La part du montant autorisé qui n'a pas encore été réglée. Voir : PCard Merchant Hub
Régularisation: Dans PCard Merchant Hub, le rejeu guidé d'un règlement échoué, sans tout ressaisir. Voir : PCard Merchant Hub
Alias de carte: Le nom donné à une carte enregistrée, utilisé à la place de son numéro pour payer sans le ressaisir.

Les données de facture

Niveaux de données (1, 2 et 3): Niveau 1 : carte, fournisseur, date et montant TTC. Niveau 2 : en plus, la TVA ou le montant HT et une référence de l'acheteur. Niveau 3 : en plus, le détail de chaque ligne de commande (désignation, code article, quantité, prix unitaire HT, taux et montant de TVA). [1] Voir : Les niveaux 1, 2 et 3 expliqués
Carte Achat de Niveau 3: Une carte achat pour laquelle l'acheteur demande, avec chaque paiement, les données de niveau 3 : le détail de chaque ligne de la facture. Le niveau attendu est fixé dans le marché. [1]
Relevé d'opérations: Le document que la banque émettrice établit pour l'organisme public. Il reprend chaque achat payé par carte, fait foi des transferts de fonds et appuie la demande de paiement de la banque. Il est transmis par voie dématérialisée. [2]

Le secteur public

Marché: Le contrat entre l'acheteur public et son fournisseur. La carte achat peut être l'un de ses modes d'exécution ; son utilisation vaut alors commande. [1] Voir : Carte achat et marchés publics
Engagement juridique (EJ): La référence de l'engagement de l'acheteur public, son bon de commande. Elle accompagne la commande et se reporte sur la facture.
Service fait: La constatation que la livraison ou la prestation a bien été reçue. Pour un organisme public, elle est un préalable au paiement par le comptable public. [1]
Chorus Pro: Le portail de facturation de l'État, sur lequel les titulaires de contrats publics transmettent leurs factures. [4] Voir : PCard Chorus
Cadre de facturation: La nature de la facture déposée sur Chorus Pro. Le cadre A2, facture déjà payée, sert aux factures réglées par carte achat : le montant net à payer est à zéro. [3] Voir : Carte achat et Chorus Pro
Service exécutant (code service): Le service de l'entité publique chargé de traiter la facture. Certaines structures exigent son code au dépôt sur Chorus Pro. [3]

Questions fréquentes

Quelle différence entre autorisation et télécollecte ?

L'autorisation réserve le montant sur la carte avant la livraison, sans le débiter. La télécollecte l'encaisse après la livraison, avec les données de la facture.

Quelle différence entre l'émetteur et l'acquéreur ?

L'émetteur est la banque de l'organisme acheteur : elle a délivré la carte. L'acquéreur traite la transaction pour le fournisseur ; avec SB2, ses prestations sont comprises dans notre contrat. Le fournisseur a, de son côté, un contrat monétique VAD dans une banque compatible avec le réseau de la carte.

Remise, règlement, télécollecte : est-ce la même chose ?

Oui, ce sont trois noms du même geste : l'encaissement du montant autorisé, accompagné des données de la facture.

Sources

La carte d'achat dans les collectivités locales et les établissements publics locaux, guide pratique, ministère de l'Économie, des Finances et de l'Industrie, Direction générale de la comptabilité publique, 2005. Pages 45 à 48, 66 à 70, 77 à 80, 87-88 et 190. Nous n'en reprenons que la description du fonctionnement de la carte : ses références réglementaires (Code des marchés publics, décret n° 2004-1144) ont été remplacées depuis.
Décret n° 2023-209 du 27 mars 2023 relatif à l'exécution de la dépense publique par carte d'achat, Journal officiel, Légifrance. Articles 3 à 8. Son article 8 abroge le décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004.
Chorus Pro : déposer une facture unitaire ou un lot de factures (structure privée), Agence pour l'informatique financière de l'État (AIFE). Cadres de facturation, dont « Facture déjà payée » ; destinataire, code service et numéro d'engagement.
FAQ Facturation électronique pour la gestion publique locale (version 0.5), Direction générale des Finances publiques, collectivites-locales.gouv.fr. Obligation de transmettre les factures sur Chorus Pro ; codes de cadre de la réforme.