Carte achat dans les marchés publics : ce que le fournisseur doit savoir

Quel texte encadre la carte achat dans la commande publique ?

Le texte de référence est le décret n° 2023-209 du 27 mars 2023, relatif à l'exécution de la dépense publique par carte d'achat. Il a abrogé le décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004, encore cité dans de nombreux documents [1] [2].

Il permet aux entités publiques de recourir à la carte achat pour exécuter leurs marchés publics, et fixe les règles du jeu entre l'organisme public, sa banque émettrice et le fournisseur, que le décret appelle l'accepteur :

• l'organisme désigne chaque porteur et fixe les habilitations et le plafond de chaque carte ;
• chaque utilisation de la carte donne lieu à une demande d'autorisation, qui contrôle systématiquement ces habilitations et ce plafond ;
• le fournisseur livre, puis demande le paiement de sa créance ;
• chaque achat est porté sur un relevé d'opérations, transmis par voie dématérialisée, qui appuie la demande de paiement de la banque à l'organisme [2].

Quels marchés ne peuvent pas être payés par carte achat ?

Le décret exclut trois catégories de marchés [2] :

1. Les marchés de travaux, sauf décision de l'acheteur motivée par des besoins d'entretien et de réparation courants non immobilisés ;
2. Les marchés qui conduisent à comptabiliser les achats sur des comptes de stocks ;
3. Les marchés qui font l'objet d'une avance.

En dehors des marchés, la carte achat ne peut régler que quelques dépenses fixées par un arrêté du 22 mai 2023, comme les cartes grises ou les timbres fiscaux [2].

Comment la carte achat s'inscrit-elle dans un marché ?

Pour l'acheteur public, la carte achat est un mode d'exécution du marché. Elle est prévue au marché ; à défaut, elle peut nécessiter un avenant. Son utilisation vaut commande [3].

Le marché précise aussi le niveau de données que l'acheteur attend de vous : 1, 2 ou 3 [3]. Au niveau 3, chaque paiement transporte le détail de la facture, ligne par ligne : voir les niveaux 1, 2 et 3 expliqués.

Lisez donc les pièces du marché avec trois questions en tête : la carte achat est-elle prévue, quel niveau de données est demandé, et quelles références devront accompagner vos factures ?

Quelles références l'acheteur public attend-il ?

Pour rattacher chaque achat à son marché, l'acheteur public s'appuie sur deux références :

• le numéro de marché ;
• le numéro d'engagement juridique (EJ), la référence de son bon de commande.

Pour le dépôt de la facture sur Chorus Pro, il faut aussi son SIRET et, si sa structure l'exige, son code service : voir carte achat et Chorus Pro.

Qui vous paie, et quand ?

Ce n'est pas l'organisme public qui vous paie, mais le circuit de la carte. Le décret prévoit que la banque émettrice paie au fournisseur toute créance née de l'utilisation de la carte, dans le délai fixé par son contrat avec l'organisme public [2]. En pratique, le règlement vous arrive par votre banque, dans le délai prévu par votre contrat avec elle [3].

L'exécution par carte achat éteint votre créance née du marché, y compris d'un bon de commande, et en clôt le délai de paiement [2]. Vous n'avez donc pas à attendre le délai de paiement public : l'organisme rembourse ensuite sa banque, sur la base du relevé d'opérations.

Ce qu'il faut prévoir pour répondre à un marché payé par carte achat

1. Accepter la carte. Il vous faut un contrat monétique de vente à distance (VAD) dans une banque compatible avec le réseau de la carte de l'acheteur : demandez ce réseau (Visa, Mastercard ou American Express) dès la consultation. Il vous faut aussi une solution qui demande les autorisations et télécollecte les transactions ; avec SB2, l'accès aux acquéreurs est compris dans notre contrat : voir comment accepter la carte achat.
2. Transmettre le niveau demandé. Vérifiez que votre solution envoie le niveau de données fixé par le marché, jusqu'au détail des lignes au niveau 3.
3. Respecter les règles du marché. Prix, plafond, devis, approbation : PCard One applique à chaque client le prix et les règles de son marché, jusqu'au contrôle du service fait.
4. Déposer les factures sur Chorus Pro. Les titulaires de contrats publics y transmettent leurs factures [4] ; payées par carte, elles partent en facture déjà payée. PCard Chorus s'en charge automatiquement.
5. Suivre vos encaissements. Autorisations, règlements et remboursements se suivent dans PCard Merchant Hub.

Questions fréquentes