Qu'est-ce qu'une carte achat ?
La carte achat, ou carte d'achat, est un outil de commande et de paiement de biens ou de services à usage professionnel. Chez un acheteur public, elle sert à exécuter un marché : son utilisation vaut commande [1].
La carte est délivrée par une banque, dite émettrice, à un agent désigné par son organisme : le porteur. Un organisme public fixe pour chaque carte ses habilitations et ses plafonds [2]. Les banques proposent cette carte aux entreprises comme aux collectivités [1].
Avec la carte achat, le paiement peut aussi transporter les données de la facture. Selon leur richesse, on parle de niveau 1, 2 ou 3 : le niveau 3, le plus complet, donne son nom à la Carte Achat de Niveau 3.
Comment fonctionne la carte achat ?
Pour une entité publique, le décret du 27 mars 2023 décrit le circuit complet [2] [3] :
- L'organisme choisit sa banque. Il passe un contrat avec une banque émettrice ; pour une collectivité, c'est un marché public d'émission de cartes [1].
- Il désigne ses porteurs. Pour chaque carte, il fixe les habilitations (familles d'achats, fournisseurs) et les plafonds (par transaction, par mois, au total) [1].
- Le porteur commande. Il passe commande auprès d'un fournisseur qui accepte la carte, sur place ou à distance.
- Le fournisseur demande l'autorisation. Cette demande contrôle systématiquement les habilitations et le plafond de la carte. Sans autorisation, il ne livre pas.
- Il livre, facture et télécollecte. Il envoie la transaction avec les données de la facture, ce qui déclenche son règlement.
- La banque paie, puis présente son relevé. La banque émettrice paie le fournisseur et porte chaque achat sur un relevé d'opérations. L'organisme lui rembourse les montants approuvés.
Pour le fournisseur, l'essentiel tient donc en deux temps : l'autorisation, qui réserve le montant, puis la télécollecte, qui l'encaisse avec la facture. Le détail est dans notre guide comment accepter la carte achat.
Qui utilise la carte achat ?
- Les entités publiques : État, collectivités, établissements publics. Elles peuvent l'utiliser pour exécuter leurs marchés publics, sauf trois catégories exclues (travaux, achats sur comptes de stocks, marchés avec avance) [3]. Voir carte achat et marchés publics.
- Les entreprises : les banques leur proposent la carte achat comme une offre commerciale [1].
- Les fournisseurs : ils ne détiennent pas la carte, ils l'acceptent. C'est à eux que s'adressent nos solutions.
Carte achat ou carte bancaire : quelle différence ?
| Carte achat | Carte bancaire classique | |
|---|---|---|
| Usage | Achats professionnels de l'organisme | Paiements du titulaire |
| Règles | Habilitations et plafonds fixés par l'organisme pour chaque porteur | Plafonds fixés par la banque |
| Données | Peut transporter la facture : niveaux 1, 2 ou 3 | Montant, date, commerçant |
| Remboursement | L'organisme rembourse sa banque sur relevé d'opérations | Débit du compte du titulaire |
| Côté fournisseur | Contrat VAD dans une banque compatible avec le réseau de la carte de l'acheteur | Contrat d'acceptation habituel |
Dernière différence, importante pour le fournisseur : en carte achat, les réseaux ne sont pas interopérables. Sa banque doit être compatible avec le réseau de la carte de son acheteur.
Quels sont les avantages de la carte achat ?
Pour l'acheteur, d'après le guide de la DGCP [1] :
- une chaîne de commande simplifiée : plus de bons de commande à faire circuler et à signer pour les petits achats ;
- des achats suivis et contrôlés grâce aux données détaillées que la banque restitue ;
- des agents responsabilisés, dans les limites fixées par les plafonds.
Pour le fournisseur, d'après le même guide [1] :
- un règlement certain, quelques jours après la transaction, par sa propre banque ;
- un paiement à date connue, sans relances ;
- moins de tâches administratives pour les commandes de faible montant.
Pour un marché public, l'exécution par carte achat éteint la créance du fournisseur et en clôt le délai de paiement [2].
Que contiennent les niveaux 1, 2 et 3 ?
Les données d'une transaction carte achat se classent en trois niveaux. Chaque niveau reprend le précédent et y ajoute des informations [1].
| Niveau | Ce qu'il contient | Ce que l'acheteur y voit |
|---|---|---|
| Niveau 1 | Identifiants de la carte et du fournisseur, date, montant TTC. | Qui a été payé, quand, et combien. |
| Niveau 2 | Le niveau 1, plus le montant de la TVA ou le montant HT, et une référence donnée par l'acheteur à la commande. | La TVA, et la référence de sa commande. |
| Niveau 3 | Le niveau 2, plus le détail de chaque ligne de commande : désignation et code article, quantité, prix unitaire HT, taux et montant de TVA. | Le contenu de la facture, ligne par ligne. |
Le niveau 1 est le minimum : ces seules données font foi du paiement [1]. Le niveau 3 est le plus complet : c'est celui qu'on désigne quand on parle de « Carte Achat de Niveau 3 ».
Pourquoi l'acheteur demande-t-il le niveau 3 ?
Parce qu'il ne voit que ce que vous transmettez. La banque émettrice ne peut restituer sur son relevé d'opérations que les données que le fournisseur lui a envoyées [1].
Ce relevé compte pour l'acheteur. Pour un organisme public, chaque achat payé par carte y est porté ; le relevé fait foi des transferts de fonds et appuie la demande de paiement que la banque adresse à l'organisme [2]. Avec le niveau 3, l'acheteur y retrouve le détail de ce qu'il a acheté.
C'est donc l'acheteur qui fixe, dans son marché, le niveau de données qu'il attend de son fournisseur [1].
Qui fait quoi : porteur, fournisseur, banques, acquéreur ?
Un paiement par carte achat relie plusieurs acteurs, chacun par son propre contrat [1].
- Le porteur et son organisme
- L'organisme acheteur, public ou privé, choisit une banque émettrice et désigne ses porteurs. Le porteur commande avec sa carte.
- Le fournisseur
- Il accepte la carte : il demande l'autorisation, livre, facture, puis télécollecte la transaction avec les données de la facture.
- SB2
- SB2 relie le fournisseur aux acquéreurs : autorisation, télécollecte et données de facture passent par PCard Payment, notre serveur de transactions.
- La banque du fournisseur
- Le fournisseur y a un contrat monétique de vente à distance (VAD). Elle doit être compatible avec le réseau de la carte de l'acheteur : Visa, Mastercard ou American Express.
- L'acquéreur
- L'établissement qui traite la transaction pour le fournisseur. Avec SB2, l'accès aux acquéreurs est compris dans notre contrat : vous n'avez pas à en choisir un.
- La banque émettrice
- Elle a délivré la carte. Elle paie la transaction, puis présente à l'organisme acheteur un relevé d'opérations.
Le contrat entre le fournisseur et sa banque est un contrat de droit privé : l'organisme acheteur n'y est pas partie [1].
Accepter la carte achat quand on est fournisseur
Au niveau 3, chaque télécollecte doit partir avec le détail de la facture. Concrètement, il vous faut un outil qui transmet ces données avec le paiement, sans ressaisie :
- depuis votre ERP, PCard API et PCard Batch envoient la facture détaillée avec le paiement : numéro, date, montants HT, TVA et TTC, fournisseur, client avec ses adresses, et lignes de détail ;
- sans site marchand, PCard One gère commandes, livraisons et factures : l'autorisation part à la validation de la commande, le règlement à la validation de la facture.
Questions fréquentes
Comment obtenir une carte achat ?
La carte achat n'est pas délivrée à un particulier. C'est l'organisme acheteur, entreprise ou entité publique, qui passe un contrat avec une banque émettrice ; pour une entité publique, c'est un marché public. La banque délivre ensuite les cartes aux agents que l'organisme a désignés.
Une carte achat est-elle une carte bancaire ?
C'est une carte de paiement, mais réservée aux achats professionnels. Elle est délivrée par une banque émettrice à un agent désigné par son organisme, qui en fixe les habilitations et les plafonds, et elle peut transporter les données de la facture avec le paiement.
Les entreprises privées utilisent-elles aussi la carte achat ?
Oui. Les banques la proposent comme une offre commerciale, à des entreprises comme à des collectivités et des établissements publics.
Le porteur doit-il être présent à la livraison ?
Non. Pour une entité publique, le décret du 27 mars 2023 prévoit que sa présence n'est pas obligatoire, puisque l'achat peut se faire à distance.
Qui choisit le niveau de données ?
L'acheteur. Il précise dans son marché le niveau de données qu'il attend de son fournisseur : 1, 2 ou 3.
La facture reste-t-elle nécessaire avec la carte achat ?
Oui. La télécollecte ne part qu'après l'émission de la facture, elle-même établie après la livraison. Au niveau 3, les données transmises reprennent le détail de cette facture.
Sources
- La carte d'achat dans les collectivités locales et les établissements publics locaux, guide pratique, ministère de l'Économie, des Finances et de l'Industrie, Direction générale de la comptabilité publique, 2005. Pages 45 à 48, 66 à 70, 77 à 80, 87-88 et 190. Nous n'en reprenons que la description du fonctionnement de la carte : ses références réglementaires (Code des marchés publics, décret n° 2004-1144) ont été remplacées depuis.
- Décret n° 2023-209 du 27 mars 2023 relatif à l'exécution de la dépense publique par carte d'achat, Journal officiel, Légifrance. Articles 3 à 8. Son article 8 abroge le décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004.
- Carte d'achat comme moyen de paiement dans le monde public : nouveau mode d'emploi, Landot Avocats, 29 mars 2023. Reproduit les articles du décret n° 2023-209 et de l'arrêté du 22 mai 2023 sur les dépenses hors marchés.